Dieser Prozess beschreibt den Umgang mit einem Gast, welcher persönlich, telefonisch oder per E-Mail (ohne Portal) eine Anfrage sendet und noch nicht bekannt ist.
| Nr. | Schritt | Optional | Verantwortlich | Wann | Pflichtfelder | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Interessent fragt an | Interessent | - | |||
| 2 | Rückfrage zur Anfrage | Ja | Vertriebsverwalter | Innerhalb von 12 h | ||
| 3 | Interessent antwortet | Ja | Interessent | - | ||
| 4 | Angebot an Interessent | Vertriebsverwalter | Innerhalb von 12 h bei Status = "Angebot" | E-Mail, Anrede, Name | Zusatzleistungen verkaufen! | |
| 5.1 | Interessent lehnt Angebot ab | Ja | Interessent | - | ||
| 5.2 | Interessent nimmt Angebot an | Ja | Gast | |||
| 6 | Gast und Buchung anlegen | Vertriebsverwalter | Vollst. Kontaktdaten | |||
| 7 | Gast erhält Buchungsbestätigung | v-Office | Bei Status = "Bestätigt" | Enhält Zahlungsaufforderung | ||
| 8 | Gast erhält Anreiseinformationen | v-Office | 7 Tage vor Anreise | Manuell bei kurzfr. Buchung! | ||
| 9.1 | Objekt vorbereiten | Objektverwalter | 24 h vor Anreise | Reinigung, Begrüßung, Unterlagen | ||
| 9.2 | Gast reist an | Gast | ||||
| 9.3 | Kurkarten erstellen | Objektverwalter | ||||
| 10 | Gast hat Fragen / Probleme | Ja | Gast | |||
| 10.1 | Fragen / Probleme lösen | Objektverwalter | Sofort | Telefonnummer | ||
| 11 | Gast reist ab | Gast | ||||
| 12 | Bewertungsaufforderung | v-Office | 7 Tage nach Abreise | |||
| 13 | Rechnung an Gast | Koordinator | Spät. 7 Tage nach Abreise | Adresse | ||
| 14 | Wohnung reinigen lassen | Objektverwalter | Reinigungsstatus pflegen | |||
| 15 | Zahlungsaufforderung / Mahnung | Ja | Koordinator | Spät. 14 Tage nach Abreise | ||
| 17 | Abschluss der Buchung | Koordinator | Nach vollständigem Zahlungseingang | |||
| 18 |
Dieser Prozess beschreibt den Umgang mit einem Gast, welcher über einen Kanal eine definierte Buchung tätigt (Kurverwaltung, FeWo-Direkt, Eigenbedarf, ...). Besonderheiten:
- Kein Angebot
- Keine Rechnungsstellung
- Bewertung über das Portal von dem der Gast kommt